消除建筑公司文书工作:节省资金并提高数字文档效率

发表 January 30, 2017 by 旋风队

消除施工文书工作

您还在使用纸质报告,表格和发票吗? 

当然,这是建筑业使用了很长时间覆盖的纸张;这是每个项目使用越来越多的纸张。更多的报告要求,更多的诉讼,更透明度......一切都是为了增加您所需的文件柜数。

为什么在您的建筑公司中消除纸张?

好吧,正如在标题中所说,它确实如此 如果您可以停止使用这么多纸,请省钱。 储蓄不仅仅是论文本身,虽然这可能很大。 (一些公司在一年的课程上花费超过3,000美元。)

纸张占用空间。 文件变大;文件进行重复,您必须为法律和合规原因存储多年的文档,意味着需要更多存储。

纸质文件很容易损坏,破坏和丢失。 邮件中的文件和字母丢失,并且您浪费时间寻找特定的纸张或重新发送丢失的字母的新副本。诉讼成本出于同样的原因:收集文件中失去的时间,缺少的文档使证明您的案例难以证明,如果您是被起诉的,则丢失的文件可能在定居点中花费更多。

只有一个人可以一次访问一张纸 并分享它可能很困难,即使与同一个房间里的人,沿着全国各地的人。

然后将许多手写文件输入计算机,复制工作并引入由于贫困的手淫或误解指示出错。

为什么 您是否需要跟踪文档?

一个简短的答案是政府需要它,但它比这更有更多。一个记录良好的项目通常是更安全,更高效和更有利可图的项目。

作为 建设诉讼,报告和代码执行增加,文件的数量 does too.

但是,只要因为您需要文档并不意味着它必须在纸上。

数字文档的好处

显然,您需要购买更少的纸张,保留更少的文件柜,并租用较少的非现场文档存储。但是有更多的东西。

  • 数字化显着增加了易于访问和协作。多个人或组可以访问单个文档。无论地理如何,都可以在任何设备上的任何位置访问该文档。
  • 当它是数字时,可以更容易地搜索文档,并且您可以存储不仅仅是手写或键入的报告。
  • 您可以存储笨重和难以保留和分享的图像,照片,视频,蓝图和整个文件。
  • 信息是实时共享的,没有驾驶和更少的电话呼叫。数字化文档甚至可以更轻松地管理远程工作位。

进入数字施工年龄

该行业已进入高科技时代,有点慢,但稳步。随着年轻人加入团队,您将拥有更多的数字访问请求,而不是必须挖掘纸质文件。

施工管理和会计软件 已经围绕了一段时间,但解决方案交付对软件作为服务(SaaS)的引入来实现非常有效,否则就知道云中。

如果您已使用软件解决方案,则可以询问您的供应商如果它具有与SaaS提供相同的包。与萨斯 you will need little IT支持您自己的升级通常会自动发生,每个人都可以访问任何从任何地方的设备上所需的内容。

如果您刚进入数字时代,您需要在购物前找出您的要求。 

  • 确定您希望数字化的日常流程
  • 分析您需要收集和存储所需的信息
  • 决定每个文件的每个成员都有哪些访问级别
  • 选择您希望人们用于访问信息的设备

您现在有机会浏览您当前的信息,需要查看您是否缺少业务难题。您是否有您需要通知您的战略计划?您希望能够迄今为止和时间邮票参赛作品吗?

考虑您使用的报告和表单。可以通过预先填充字段,添加下拉菜单和列表来选择填充报告。它需要更少的数据输入,没有重复努力。您省去了工人的时间,不需要额外的数据进入员工。 

一切都可以实时提供,整个组可以同时查看文档。

选择解决方案

如果您已确定要捕获的数据,则需要哪些报告,以及如何访问解决方案,您可以开始查阅供应商。

在购买后服务和支持,上班和培训方面找到一个良好的声誉(如果需要)。有几个网站可以用于研究,包括 www.capterra.com. 帮助您找到合适的软件。

软件应该很容易地使用,因此您可以快速使用100%的采用。请求与员工人员的实地考验,并从您正在考虑的每种产品中了解他们的洞察力。

一旦您决定产品,准备将在前前面放入以定制解决您的业务的解决方案,了解如何有效地使用它,并成功地将解决方案实施到您的公司中。

说再见纸张

你可能永远不会完全摆脱纸张,至少可以在可预见的未来。但是,如果您的超级,潜艇,销售和其他员工进行数字化,则会使用更少的纸张,打印或生成。较少的文件意味着更少的文件柜和较少需要非现场存储。

在文档中搜索额外的能力,将更容易地找到文档。蓝图等笨重的物品也不需要堵塞空间。一切都适用于谁需要它。

最好的:不,更多。纸。


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